5 bước tách họ tên chữ lót trong Excel tất cả các phiên bản 2003 – 2020

Trong quá trình soạn thảo văn bản tạo cột chia hàng trong Excel, khi bạn đã nhập đầy đủ họ và tên của tất cả mọi người, nhưng chợt nhận ra cần nhập tên thành một ô riêng, hoặc họ tên chữ lót thành một ô riêng. Lúc này bạn rất hoang mang bởi nếu bạn làm thủ công thì sẽ tốn kém thời gian. Đừng lo lắng, chỉ với 5 bước tách phần họ tên + đệm, với phần tên dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng tách được hai phần văn bản này.

Phần tách họ tên, chữ lót trong Excel áp dụng cho tất cả các phiên bản Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2018, Excel 2020.

Bước 1: Chuẩn bị văn bản cần tách họ tên chữ lót trong Excel

Đầu tiên mình sẽ tạo một phần ví dụ gồm STT từ 1 đến 5, Họ và tên của 5 người là:

Hoàng Thị Hương, Lê Văn Long, Trần Ngọc Hoàng, Chu Tiến Hưng, Trần Thị My

Như vậy, mình cần tách ra như sau:

Về Họ tên + chữ lót, thì có nghĩa là mình cần tách thành:

Hoàng Thị, Lê Văn, Trần Ngọc, Chu Tiến, Trần Thị.

Cột tên thì cần tách thành:Hương, Long, Hoàng, Hưng, My.

Tất nhiên phần tách nếu số lượng thành viên ít thì bạn có thể tách thủ công, nhưng nếu số lượng thành viên lên đến >100 thì việc làm thủ công là rất mất thời gian. Giờ thì cùng mình sử dụng hàm để giải quyết nhanh phần tách này nhé.

Bước 2: Bạn cần tạo cột Họ đệm, Cột Tên như hình bên dưới

Tách họ và tên trong Excel

Bạn lưu ý những đặc điểm sau trong phần Hộp thoại Replace

Nếu bạn gõ là (khoảng trắng) + * –> Thì điều này có nghĩa là bạn muốn lấy phần Họ

Nếu bạn gõ là * + (khoảng trắng) –> Thì có nghĩa là bạn để lấy tên

• Lưu ý đây là phần chú thích để bạn dễ hiểu khi mình nhập ký tự ở phần dưới.

Bước 3: Hướng dẫn phần lấy tên ở cột tên để tách họ tên chữ lót trong Excel

Đầu tiên bạn Copy cột Họ và Tên rồi bấm Ctrl C. Sau đó bạn Dán vào phần cột Tên bằng cách bôi đen 5 dòng rồi bấm Ctrl V.

Bước 4: Bạn bôi đen những phần cần lọc ở cột TÊN. Sau đó nhấn Ctrl + H để mở bảng Replace (như hình)

• Trong phần Replace bạn chú ý nhìn thấy ô Find What.
• Lúc này bạn nhập *
• Sau đó bạn bấm dấu cách trên bàn phím.
• Cuối cùng nhấn Replace All là xong

Kết quả như hình khi bấm Replace All, phần tên mà bạn muốn lọc đã được tách bỏ khỏi Họ và tên, mà chỉ giữ nguyên phần tên.

Bước 5: Hướng dẫn tách Họ đệm để lấy phần Họ đệm sang cột HỌ ĐỆM

• Đầu tiên, bạn Click chuột vào ô Hoàng Thị Hương. Bạn xem ô đó là ô như nào. Với Excel của mình ô cần tách là Hoàng Thị Hương, và đó là ô C8 và phần tên Hương là ô E8
• Nhập công thức sau: =LEFT(C8,LEN(C8)-LEN(E8))
• Trong đó C8: ô Hoàng Thị Hương; còn E8 là ô tên Hương.

Lưu ý:

• Trong trường hợp nếu bạn đã làm theo công thức mà không tách được thì điều đó có nghĩa là phần chữ chứa quá nhiều khoảng trắng, hoặc do bạn viết sai một không đoạn nào đó như dấu phẩy (,) hoặc bạn nhập sai dấu(;).
• Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo nhập họ tên phải đúng không sử dụng khoảng cách quá nhiều.
• Để sửa lỗi khoảng trắng quá nhiều, bạn có thể sử dụng công thức để phần soạn thảo chính xác trước. Công thức như sau: =LEFT(C8, LEN(TRIM(C8))-LEN(TRIM(E8)))
• Trong đó C8: ô Hoàng Thị Hương; còn E8 là ô tên Hương.

Trước khi dùng hàm để tách phần họ tên ra họ đệm vào cột HỌ ĐỆM, mình sẽ giải thích tên hàm cho các bạn hiểu trước, để các bạn hiểu được lí do tại sao mình lại sử dụng hàm đó.

Phần giải thích:

• Bạn sử dụng hàm Left. Đây là hàm lấy phần cần cắt từ trái sang phải. Khi dùng hàm thì bạn cần sử dụng: Hàm Left(chữ mà bạn cần cắt lấy từ bên trái qua, số ký tự mà bạn cần cắt)
• Khi bạn sử dụng Hàm Len(chữ) thì có nghĩa là bạn muốn hàm lấy độ dài của đoạn chữ trong ô Tên.

Bây giờ cùng mình tách Họ tên ra Họ đệm (như hình)

Bạn soạn công thức:

=LEFT(C8,LEN(C8)-LEN(E8))

Sau đó kéo xuống ô dưới để ô dưới có công thức giống khi tách phần họ tên Hoàng Thị Hương.

Kết quả như hình

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Trên đây mình đã hướng dẫn 5 bước tách họ tên chữ lót trong Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2018, 2020. Hy vọng bạn đã tách được phần họ đệm ra khỏi phần Họ tên, và phần tên ra khỏi phần Họ và tên.

Chúc các bạn soạn thảo Excel thành công.