Tạo list gợi ý trong Excel từ cơ bản đến nâng cao dễ hiểu nhất

Tạo list gợi ý trong Excel sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc soạn thảo văn bản, dữ liệu cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng hơn. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách tự động tạo list gợi ý trong Excel.

1. Hướng dẫn cách tạo list gợi ý trong Excel cơ bản

Bước 1: Bạn cần phải chuẩn bị đoạn văn bản, bài kế hoạch nào cần cho việc tạo được danh sách tự động trong phần tạo List của Excel.

Ví dụ như bên dưới là mình đã tạo một danh sách các thành viên trong lớp Đại Học với nhiều chức vụ khác nhau như lớp trưởng, lớp phó, bí thư, phó bí thư lớp, tổ trưởng, thành viên

Tạo văn bản cần tạo cho các thành viên trong lớp
Tạo văn bản cần tạo cho các thành viên trong lớp

Bước 2: Bạn xác định phần cần tạo, sau đó bôi đen phần đó rồi Listbox -> sau đó kích chọn Data -> sau đó chọn Data Validation.

Bước tiếp theo tạo list gợi ý trong Excel
Bước tiếp theo tạo list gợi ý trong Excel

Bước 4: Bạn quan sát trong mục Data Validation -> Vào phần Settings -> Chọn Allow (ta chọn List) -> Chọn Source (kích vào vô này) -> Sau đó bạn bôi đen những phần bạn muốn tạo thành Listbox -> Sau đó bấm ok.

Hình ảnh minh họa
Hình ảnh minh họa

Sau khi làm xong, kết quả của phần bạn đã tạo Listbox về cơ bản trong Excel sẽ được như hình.

Sau khi đã tạo xong list
Sau khi đã tạo xong list

Lưu ý:  Bạn cần lưu ý là cách tạo vừa rồi là phần cơ bản mà mình vừa giới thiệu. Đối với cách tạo Listbox cơ bản này có nhược điểm. Nhược điểm của nó là nếu bạn muốn thêm một thành phần, một văn bản nào khác vào thì khi bạn tìm kiếm phần văn bản đã thêm sẽ không hề được hiển thị trong phần danh sách khi bạn trở xuống, có nghĩa là với phần tạo list cơ bản bạn sẽ không thêm được các văn bản cần tạo list khác.

Thêm thủ quỹ nhưng không hiển thị
Thêm thủ quỹ nhưng không hiển thị

2. Hướng dẫn tạo List Excel nâng cao

Bước 1: Giống như phần cơ bản, bạn bôi đen phần mà bạn cần tạo list Listbox -> Sau đó vào phần Data -> Chọn phần Data Validation.

Bước 1 hướng dẫn tạo list nâng cao
Bước 1 hướng dẫn tạo list nâng cao

Bước 2: Trong phần Data Validation -> Bạn vào phần Settings -> Chọn Allow (ta chọn List) -> Bấm vào phần Source (trong ô source ta sẽ thay bằng một hàm offset).

Tiếp đó bạn sẽ gõ câu lệnh như sau:

=offset mở ngoặc ý soạn (. Sau đó bạn tích vào ô đầu tiên trong danh sách mà bạn muốn để trở thành phần dạng List rồi phẩy 0 phẩy 0.

Bước 2 hướng dẫn tạo list nâng cao
Bước 2 hướng dẫn tạo list nâng cao

Sau đó Phẩy Counta mở ngoặc ý là ( tích hết vào cột từ phần để trở thành phần Listbox. Sau đó bạn đóng ngoặc trừ 1 đóng ngoặc là xong.

Bước 2a hướng dẫn tạo list nâng cao
Bước 2a hướng dẫn tạo list nâng cao

Hàm Hoàn chỉnh của phần hướng dẫn trên là:

=OFFSET(Sheet2!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet2!$B:$B)-1)

Hình dưới đây chính là kết quả khi bạn tạo Listbox nâng cao xong.

Bước tiếp theo hướng dẫn tạo list nâng cao
Bước tiếp theo hướng dẫn tạo list nâng cao

Đối với trường hợp bạn làm theo phương pháp tạo Listbox nâng cao này là sẽ giúp bạn thêm bất cứ một thành phần, một văn bản, một đoạn số gì trong cột để trở thành Listbox thì bạn hoàn toàn có thể để hiện được giúp bạn thuận tiện hơn trong việc thêm đoạn text tiếp theo cho list.

Kết quả sau khi tạo list
Kết quả sau khi tạo list

3. Hướng dẫn tạo Listbox nâng cao thông minh cho Excel

Bạn tạo list Excel đối với trường hợp cơ bản và nâng cao ở 2 phần trên sẽ thích hợp với trường hợp bạn tạo những list có số lượng ít, còn trường hợp nếu xác định thêm nhiều list nữa thì nên chọn phần nâng cao thông minh dưới đây.

Trong vấn đề khi bạn tạo xong phần Listbox cho hộp danh sách quá dài thì việc tìm kiếm là khó khăn thì Listbox nâng cao thông minh sẽ giải quyết vấn đề đó cho bạn.

Bước 1: Bạn cần vào phần Define Name phần để tạo Listbox cho mình bằng cách, bạn click vào ô đầu, sau đó kích Listbox -> Chọn Formulas -> Vào phần Define Name.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Bước 2: Vào phần Name bạn đặt tên theo tên phần Listbox ->Dùng Refers To(dùng hàm offset) như sau:

Hàm offset: =offset bạn mở ngoặc ( tích vào ô đầu tiên từ danh sách phần bạn muốn để trở thành Listbox. Sau đó bạn phẩy 0 phẩy 0 phẩy Counta. Tiếp tục bạn mở ngoặc ( rồi tích hết vào cột của phần bạn muốn để trở thành Listbox. Tiếp đến bạn đóng ngoặc ) trừ 1 phẩy 1 rồi đóng ngoặc -> OK.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Lưu ý: Bạn cần để ý phần bạn muốn trở thành Listbox cần được xếp theo chiều tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái. Cách làm như sau:

Bạn kích vào ô tiêu đề -> Sau đó chọn Data -> Chọn Filter -> chọn.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Bước 3: Bạn quay lại Sheet1 để Chọn Define một cái Name – tên mới. Bạn kích vào ô đầu tiên của cột mà bạn cần tạo Listbox -> Sau đó bạn chọn Formulas -> Chọn Define Name.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Bước 4: Từ phần Name (đặt tên) -> Bạn chọn Refers rồi dùng hàm offset.

Hàm offset: Bạn gõ =offset rồi mở ngoặc, bạn tích vào ô đầu tiên từ danh sách bạn muốn tạo phần Listbox. Sau đó bạn phẩy Match. Rồi mở ngoặc, kích vào ô đầu tiên từ cột bạn cần tạo Listbox. Sau đó bấm F4 ba lần để phía trong ngoặc đơn hiện phần (Sheet1!E5) mà ô đó không còn dấu $.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Tiếp tục bạn gõ: &”*” phẩy danh sách tỉnh mà bạn vừa tạo phẩy 0. Sau đó bạn đóng ngoặc lại trừ 1 phẩy 0 phẩy Countif. Tiếp tục mở ngoặc danh sách tỉnh bạn vừa tạo phẩy click vào ô đầu tiên của cột bạn cần tạo Listbox. Sau đó bấm F4 ba lần. Lúc này phía trong ngoặc hiện lên (Sheet1!E5) không còn dấu $. Rồi bạn mở ngoặc kép ( soạn * đóng ngoặc kép ) đóng ngoặc ) phẩy 1 đóng ngoặc ) -> Bấm ok.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa

Bước 5: Bạn vào Data Validation -> Trong phần Allow bạn chọn List -> Từ Source bạn bấm f3 rồi bạn chọn tên mà bạn vừa Define -> Bấm ok.

Chọn tên define name
Chọn tên define name

Bước 6: Vào phần Data Validation -> Chọn Error Alert -> Sau đó bỏ dấu tích -> Bấm ok.

Bỏ dấu tích và bấm OK
Bỏ dấu tích và bấm OK

Bước 7: Bạn hãy trở xuống danh sách, đặt chuột ngay góc của ô. Sau đó bạn kéo xuống.

Kích vô góc kéo xuống
Kích vô góc kéo xuống

Và cuối cùng đây là kết quả khi bạn tạo Listbox nâng cao thông minh như hình.

Kết quả như sau
Kết quả như sau

Trên đây là hướng dẫn bạn cách tạo list gợi ý trong excel. Bạn có thể xem kỹ lại phần hình ảnh để hiểu hơn cách làm. Chúc các bạn tạo list thành công!

38 thoughts on “Tạo list gợi ý trong Excel từ cơ bản đến nâng cao dễ hiểu nhất

  1. Nhờ anha Huy giúp với. VD: Mình có bảng nguồn (tạm gọi Sheet này là: NGUON) gồm 3 cột A: Thứ tự; cột B: Họ và tên; cột C: Chức vụ. Nhưng do tên và chức vụ quá nhiều (khoảng 500). Giờ mình muốn tạo LIST chỉ cần gõ một ký tự bất kỳ thì trong List xổ xuống sẽ xổ toàn bộ những tên hoặc chức vụ ai có chứa ký tự đó.Làm hai cột List khác nhau nhé. Cảm ơn

  2. Nhận xét : Phát âm tiếng anh kém quá , chế âm nữa .
    Đề nghị : khi chuẩn bị Video nên dò từ đọc trước rồi hãy đăng lên Mạng
    Cám ơn

  3. Anh ơi mình có thể tạo userform để nhập dữ liệu mà cũng có list như này không ạ?

  4. anh ơi e dùng excel 2010 mà e làm theo hướng dẫn mà nó chỉ hiện lên mỗi chức vụ thui ạ

  5. anh cho e hỏi, nếu ban đầu mình chọn Lê Đức Huy chức vụ là giám đốc, mình chọn lại là phó giám đốc thì ở cột đơn vị giá trị chưa thay đổi mình phải click vào mũi tên và chọn lại, có cách nào chỉ cần thay đổi (chọn lại) thì bên cột đơn vị nó rỗng ko anh, rùi mình click mũi tên vào cột đơn vị chọn lai, e nghĩ như vậy hay hơn
    thank a

  6. nếu làm sai lít vậy xóa lít phải làm sao. vì khi nhập lại nó kêu trùng tên phải đạt tên khác

    anh giúp em với thanks

  7. anh Đức Huy Lê ơi sao em làm như hướng dẫn nhưng lishbox chỉ hiện duy nhất một dòng tên listbox thôi à.

  8. Cho mình hỏi tạo list box như thế nhưng cho tất cả các tỉnh thành quá nhiều ta có cách nào khác không bạn

  9. Bác ơi cho em hỏi: nếu listbox của mình dài quá với có nhiều trên gần gần giống như thì cách nào để khi mình gõ 1 vài kỹ tự, nó chỉ nhảy ra những tên chứa ký tự ấy thôi ?

  10. Em chào anh! DS hàng hóa của bên e gần 1000 mặt hàng nên tìm kiếm theo list như trên thì rất lâu. Em muốn tại ô cần nhập, gõ chữ "B" thì list hiện danh sách các mặt hàng bắt đầu bằng chữ "B" thì làm như thế nào a? A hỗ trợ giúp em.Cảm ơn anh nhiều!

  11. a huy lê ơi.a có thể chỉ e cách tạo file quản lý,ví dụ khi bấm mở một thiết bị thì nó sẽ hiện ra bảng word giới thiệu về thiết bị đó dc ko anh

  12. ANH ĐỨC HUY ƠI.ANH CÓ BÀI HƯỚNG DẪN NÀO VỀ NHẬP XUẤT TỒN KO AH.ANH DĂNG GIÚP EM VỚI.EM THẤY BÀI GIẢNG CỦA ANH RẤT DỄ HIỂU.

  13. an ơi cho em hỏi,
    Em dùng hàm này nhưng dùng cho việc tìm tên hàng hóa nhưng em không muốn kéo xuống tìm mà muốn gõ 1 chữ bất ký sẽ hiện lên tên gợi ý nhưng em làm thì khi gõ 1 chữ bất kỳ thì hiện lên là giá trị không được ràng buộc.
    Anh giúp em với. em cảm ơn

  14. a ơi cho em hỏi : vì trong công ty e chức vụ rất nhiều(khoảng 30 chức vụ) vì vậy khi chúng ta tạo xong list box có cách nào kéo dài ra để hiển thị thêm các chức vụ không ? nếu kéo lên kéo xuống khá mất thời gian . Xin a chỉ giúp.

  15. cho em hỏi: ban đầu em đã chọn toàn bộ cột mà sao khi click vào mũi tên xổ xuống nó chỉ hiện chắc dòng "chức vụ" là lỗi gì hả a?

  16. Cám ơn anh. Các bài giảng của anh dễ hiểu, lại có phần thực hành phía dưới nên rất nhau nhớ bài.

  17. anh huy ơi, em có phai excel theo doic như thế này . anh xem và hướng dẫn em cách tạo ra file đc ko

  18. liên kết dữ liệu giữa 2 sheet e xem video của a rồi,file e gởi e muốn hỏi cách tạo list xổ xuống ở cột B sheet 2 kìa,video của a hướng dẫn cách tạo listbox xổ xuống nhưng file e gởi cho a là tạo list xổ xuống nhưng trong đó a co thể chọn theo chử cái đầu tiên ấy, ví dụ như a chọn AD thì khi a bấm vào mũi tên nó chỉ xổ xuống 2 dòng ADD001 VÀ AD002 thôi.

  19. chào anh e co tải về 1 file thấy người ta lam rất hay,nhưng không biết người ta làm như thế nào mà khi chọn chử cái rồi bấm vào mũi tên thì nó chỉ xổ xuống danh sách bắt đầu bằng chử cái đó mà thôi, a xem rồi làm video hướng dẫn cách làm giúp e được không ah? https://drive.google.com/file/d/0B3ksicZikiWua1ZMX21xcGpDQ3c/view?usp=sharing

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *