Tạo list gợi ý trong Excel từ cơ bản đến nâng cao dễ hiểu nhất

Tạo list gợi ý trong Excel sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc soạn thảo văn bản, dữ liệu cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng hơn. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách tự động tạo list gợi ý trong Excel.

1. Hướng dẫn cách tạo list gợi ý trong Excel cơ bản

Bước 1: Bạn cần phải chuẩn bị đoạn văn bản, bài kế hoạch nào cần cho việc tạo được danh sách tự động trong phần tạo List của Excel.

Ví dụ như bên dưới là mình đã tạo một danh sách các thành viên trong lớp Đại Học với nhiều chức vụ khác nhau như lớp trưởng, lớp phó, bí thư, phó bí thư lớp, tổ trưởng, thành viên

Bước 2: Bạn xác định phần cần tạo, sau đó bôi đen phần đó rồi Listbox -> sau đó kích chọn Data -> sau đó chọn Data Validation.

Bước 4: Bạn quan sát trong mục Data Validation -> Vào phần Settings -> Chọn Allow (ta chọn List) -> Chọn Source (kích vào vô này) -> Sau đó bạn bôi đen những phần bạn muốn tạo thành Listbox -> Sau đó bấm ok.

Sau khi làm xong, kết quả của phần bạn đã tạo Listbox về cơ bản trong Excel sẽ được như hình.

Lưu ý:  Bạn cần lưu ý là cách tạo vừa rồi là phần cơ bản mà mình vừa giới thiệu. Đối với cách tạo Listbox cơ bản này có nhược điểm. Nhược điểm của nó là nếu bạn muốn thêm một thành phần, một văn bản nào khác vào thì khi bạn tìm kiếm phần văn bản đã thêm sẽ không hề được hiển thị trong phần danh sách khi bạn trở xuống, có nghĩa là với phần tạo list cơ bản bạn sẽ không thêm được các văn bản cần tạo list khác.

2. Hướng dẫn tạo List Excel nâng cao

Bước 1: Giống như phần cơ bản, bạn bôi đen phần mà bạn cần tạo list Listbox -> Sau đó vào phần Data -> Chọn phần Data Validation.

Bước 2: Trong phần Data Validation -> Bạn vào phần Settings -> Chọn Allow (ta chọn List) -> Bấm vào phần Source (trong ô source ta sẽ thay bằng một hàm offset).

Tiếp đó bạn sẽ gõ câu lệnh như sau:

=offset mở ngoặc ý soạn (. Sau đó bạn tích vào ô đầu tiên trong danh sách mà bạn muốn để trở thành phần dạng List rồi phẩy 0 phẩy 0.

Sau đó Phẩy Counta mở ngoặc ý là ( tích hết vào cột từ phần để trở thành phần Listbox. Sau đó bạn đóng ngoặc trừ 1 đóng ngoặc là xong.

Hàm Hoàn chỉnh của phần hướng dẫn trên là:

=OFFSET(Sheet2!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet2!$B:$B)-1)

Hình dưới đây chính là kết quả khi bạn tạo Listbox nâng cao xong.

Đối với trường hợp bạn làm theo phương pháp tạo Listbox nâng cao này là sẽ giúp bạn thêm bất cứ một thành phần, một văn bản, một đoạn số gì trong cột để trở thành Listbox thì bạn hoàn toàn có thể để hiện được giúp bạn thuận tiện hơn trong việc thêm đoạn text tiếp theo cho list.

3. Hướng dẫn tạo Listbox nâng cao thông minh cho Excel

Bạn tạo list Excel đối với trường hợp cơ bản và nâng cao ở 2 phần trên sẽ thích hợp với trường hợp bạn tạo những list có số lượng ít, còn trường hợp nếu xác định thêm nhiều list nữa thì nên chọn phần nâng cao thông minh dưới đây.

Trong vấn đề khi bạn tạo xong phần Listbox cho hộp danh sách quá dài thì việc tìm kiếm là khó khăn thì Listbox nâng cao thông minh sẽ giải quyết vấn đề đó cho bạn.

Bước 1: Bạn cần vào phần Define Name phần để tạo Listbox cho mình bằng cách, bạn click vào ô đầu, sau đó kích Listbox -> Chọn Formulas -> Vào phần Define Name.

Bước 2: Vào phần Name bạn đặt tên theo tên phần Listbox ->Dùng Refers To(dùng hàm offset) như sau:

Hàm offset: =offset bạn mở ngoặc ( tích vào ô đầu tiên từ danh sách phần bạn muốn để trở thành Listbox. Sau đó bạn phẩy 0 phẩy 0 phẩy Counta. Tiếp tục bạn mở ngoặc ( rồi tích hết vào cột của phần bạn muốn để trở thành Listbox. Tiếp đến bạn đóng ngoặc ) trừ 1 phẩy 1 rồi đóng ngoặc -> OK.

Lưu ý: Bạn cần để ý phần bạn muốn trở thành Listbox cần được xếp theo chiều tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái. Cách làm như sau:

Bạn kích vào ô tiêu đề -> Sau đó chọn Data -> Chọn Filter -> chọn.

Bước 3: Bạn quay lại Sheet1 để Chọn Define một cái Name – tên mới. Bạn kích vào ô đầu tiên của cột mà bạn cần tạo Listbox -> Sau đó bạn chọn Formulas -> Chọn Define Name.

Bước 4: Từ phần Name (đặt tên) -> Bạn chọn Refers rồi dùng hàm offset.

Hàm offset: Bạn gõ =offset rồi mở ngoặc, bạn tích vào ô đầu tiên từ danh sách bạn muốn tạo phần Listbox. Sau đó bạn phẩy Match. Rồi mở ngoặc, kích vào ô đầu tiên từ cột bạn cần tạo Listbox. Sau đó bấm F4 ba lần để phía trong ngoặc đơn hiện phần (Sheet1!E5) mà ô đó không còn dấu $.

Tiếp tục bạn gõ: &”*” phẩy danh sách tỉnh mà bạn vừa tạo phẩy 0. Sau đó bạn đóng ngoặc lại trừ 1 phẩy 0 phẩy Countif. Tiếp tục mở ngoặc danh sách tỉnh bạn vừa tạo phẩy click vào ô đầu tiên của cột bạn cần tạo Listbox. Sau đó bấm F4 ba lần. Lúc này phía trong ngoặc hiện lên (Sheet1!E5) không còn dấu $. Rồi bạn mở ngoặc kép ( soạn * đóng ngoặc kép ) đóng ngoặc ) phẩy 1 đóng ngoặc ) -> Bấm ok.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Bước 5: Bạn vào Data Validation -> Trong phần Allow bạn chọn List -> Từ Source bạn bấm f3 rồi bạn chọn tên mà bạn vừa Define -> Bấm ok.

Bước 6: Vào phần Data Validation -> Chọn Error Alert -> Sau đó bỏ dấu tích -> Bấm ok.

Bước 7: Bạn hãy trở xuống danh sách, đặt chuột ngay góc của ô. Sau đó bạn kéo xuống.

Và cuối cùng đây là kết quả khi bạn tạo Listbox nâng cao thông minh như hình.

Trên đây là hướng dẫn bạn cách tạo list gợi ý trong excel. Bạn có thể xem kỹ lại phần hình ảnh để hiểu hơn cách làm. Chúc các bạn tạo list thành công!